Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber

1.  Allgemeines

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie darüber, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, wenn Sie über eine Werbeanzeige auf Facebook oder Instagram auf unseren Bewerbungsfunnel gelangen, den Funnel nutzen, eine Bewerbung absenden oder auf anderem Weg wegen einer ausgeschriebenen Stelle mit uns in Kontakt treten. Sie ergänzen die allgemeinen Datenschutzhinweise unserer Website und die Hinweise der von Ihnen genutzten Plattformen.

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist freiwillig. Ohne die für die Prüfung und Bearbeitung erforderlichen Angaben können wir Ihre Bewerbung jedoch nicht bearbeiten.

2.  Kontaktdaten

2.1.      Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist:

Stefan Wagner, handelnd unter Therapiezentrum Wagner

Köln-Aachener Straße 160
50127 Bergheim-Quadrath

E-Mail: praxis-stefan.wagner@t-online.de
Tel.: 02271 95026

2.2.      Datenschutzbeauftrage

Unsere Datenschutzbeauftragte ist:

Frau Nicole Motiee Tehrani

ap-datenschutz GmbH
Hohenstaufenring 8
50674 Köln

E-Mail: dsb@ap-datenschutz.de
Tel.: 0221 99989030

3.  Ihre personenbezogenen Daten

3.1.      Kategorien personenbezogener Daten

Im Folgenden erläutern wir Ihnen, welche personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen genutzt werden:

·        Identifikations- und Kontaktdaten (Vorname, Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)

·        Bewerbungs- und Qualifikationsdaten (gewünschte Tätigkeit/Standort, Anschreiben, Lebenslauf, Werdegang, fachliche Qualifikation, Verfügbarkeit)

·        Zeugnisse und Zertifikate (Leistungsdaten, Beurteilungsdaten etc.)

·        Kommunikationsdaten (Antworten, Auswahlen, Freitextangaben, Kommunikationsinhalte und hochgeladene Dateien)

·        Technische Nutzungs- und Protokolldaten (IP-Adresse, Browser, Betriebssystem, Provider, Zugriffszeitpunkt, Referrer und Interaktionen im Funnel)

·        Nach Einwilligung Werbe- und Ereignisdaten im Zusammenhang mit Meta Ads und dem Meta Pixel (Seitenaufrufe, Klicks, Funnel-Aufruf, Conversion-Ereignisse sowie Cookie- und Gerätekennungen)

·        Öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Daten (z.B. Profile auf beruflichen Social Media Netzwerken)

·        Sonstige Angaben, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung freiwillig zur mitteilen

3.2.      Herkunft der personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhalten. Technische Daten entstehen bei Nutzung der Website beziehungsweise des Funnels. Kampagnenbezogene Informationen können von Meta stammen, wenn Sie über Facebook oder Instagram zu uns gelangen. Bitte übermitteln Sie keine Gesundheitsdaten oder sonstigen besonderen Kategorien personenbezogener Daten, sofern wir diese nicht im Einzelfall ausdrücklich und rechtmäßig anfordern.

Außerdem erhalten wir persönliche Daten über Sie, falls Sie diese unter Verwendung einer Quelle einer Dritten Partei wie z.B. LinkedIn hinzufügen und den Dienst dazu nutzen, um mit uns Verbindung aufzunehmen.

4.  Rechtsgrundlagen und Zwecke der Datenverarbeitung

Die personenbezogenen Daten der Bewerber*innen werden zur Kontaktaufnahme, Prüfung, Auswahl, Terminvereinbarung, Durchführung von Gesprächen und Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses für unser Unternehmen verarbeitet. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere unter Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.

4.1.      Durchführung des Bewerbungsverfahrens (§ 26 Abs. 1 BDSG)

Die Datenverarbeitung erfolgt für Zwecke des Bewerbungsverhältnisses, gemäß § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Personenbezogene Daten von Bewerber*innen dürfen für Zwecke des Bewerbungsverfahrens verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Anhand der zu besetzenden Position wird die Erforderlichkeit und der Umfang der Datenerhebung beurteilt. In speziellen Fällen können umfangreichere Datenverarbeitungen erforderlich sein. Dies ist dann der Fall, wenn Ihre angestrebte Position mit der Wahrnehmung besonders vertraulicher Aufgaben, einer verstärkten personellen und/ oder finanziellen Verantwortung verbunden ist, oder an gewisse körperliche und gesundheitliche Voraussetzungen geknüpft ist. Eine Datenverarbeitung in diesem Umfang erfolgt erst dann, wenn der Bewerbungsprozess zum Abschluss gebracht wird und Ihre Einstellung bevorsteht. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten ausnahmsweise erforderlich sind, erfolgt die Verarbeitung nach § 26 Abs. 3 BDSG und Art. 9 Abs. 2 DSGVO.

4.2.      Datenverarbeitung aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung (§ 26 Abs. 2 BDSG)

Zusätzlich kann eine Datenverarbeitung aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung gemäß § 26 Absatz 2 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erfolgen. Wird kein Bewerberpool angeboten oder keine gesonderte Einwilligung eingeholt, erfolgt keine Speicherung für spätere Stellenbesetzungen.

Ihre personenbezogenen Daten, werden in den folgenden Fällen aufgrund Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung verarbeitet:

·        Aufnahme in den Bewerberpool, d.h. wir speichern die Bewerbungsunterlagen über das aktuelle Bewerbungsverfahren hinaus zur Berücksichtigung in späteren Bewerbungsverfahren (siehe hierzu Bewerberpool)

·        Werbe- und Ereignisdaten im Zusammenhang mit Meta Ads und Meta Pixel (Seitenaufrufe, Klicks, Funnel-Aufruf, Conversion-Ereignisse sowie Cookie- und Gerätekennungen)

4.3.      Aufgrund des berechtigten Interesses der verantwortlichen Stelle (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zu Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten.

·        Zur Verteidigung von Rechtsansprüchen bei einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Im Falle eines Rechtstreits haben wir ein berechtigtes Interesse daran, die Daten zu Beweiszwecken zu verarbeiten.

·        Datenabgleich mit EU-Anti-Terrorlisten nach Verordnungen (EG) Nr. 2580/2001 und 881/2002: Als Unternehmen sind wir aufgrund EU-Rechts verpflichtet, an der Terrorismusbekämpfung mitzuwirken. Personen und Organisationen, die auf den Terrorlisten geführt sind, dürfen keine Gelder zur Verfügung gestellt werden (Bereitstellungsverbot). Aus diesem Grund sind wir zu einem Namensabgleich mit den Terrorlisten verpflichtet.

·        Beantragung von finanziellen Förderungen bei der Neueinstellung bei zuständigen Leistungsträgern (regionale Arbeitsagenturen, Integrations- bzw. Inklusionsämter der Bundesländer)

5.  Empfänger(-kategorien) personenbezogener Daten

Intern erhalten nur Personen Zugriff, die die Daten für das Bewerbungsverfahren benötigen, insbesondere die Geschäftsführung und mit Personal- oder Auswahlentscheidungen befasste Personen. Externe Empfänger können sein:

·        Perspective Software GmbH als Anbieter des Bewerbungsfunnels und Auftragsverarbeiter;

·        Meta Platforms Ireland Limited im Zusammenhang mit Meta Ads und, nach Einwilligung, dem Meta Pixel;

·        IT-, Hosting-, Kommunikations- und Wartungsdienstleister;

·        Rechtsberater, Gerichte oder Behörden, soweit dies gesetzlich erforderlich oder zur Rechtsverteidigung notwendig ist.

5.1.      Bewerbungsfunnel von Perspective

Für Bereitstellung und Abwicklung des Bewerbungsfunnels nutzen wir die Perspective Software GmbH, Mailbox 659770, 96035 Bamberg („Perspective“) als Auftragsverarbeiter. Mit Perspective haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Beim Aufruf verarbeitet Perspective technisch erforderliche Daten, insbesondere IP-Adresse, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Internet-Service-Provider, Datum und Uhrzeit sowie Referrer-Informationen. Zwecke sind die Auslieferung, sichere und stabile Bereitstellung und Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Nach Angaben von Perspective werden IP-Adressen in Logfiles spätestens nach sieben Tagen gelöscht.

Bei Nutzung des Funnels verarbeitet Perspective für uns insbesondere Zugriffszeit, Referrer, Kontextinformationen wie Buttonklicks und Auswahlen, Inhalte ausgefüllter Felder und hochgeladene Dateien. Zweck ist die Entgegennahme, Übermittlung und Bearbeitung Ihrer Bewerbung. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Nicht erforderliche Funktionen (z.B. Marketing-Cookies von Facebook Pixel) können zusätzlich auf Ihrer Einwilligung beruhen.

Perspective speichert Daten grundsätzlich auf Servern in der Europäischen Union. Soweit Unterauftragsverarbeiter in Drittländern, insbesondere den USA, Zugriff erhalten, erfolgt die Übermittlung nach Art. 44 ff. DSGVO, je nach Empfänger auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, insbesondere des EU-US Data Privacy Framework bei gültiger Zertifizierung, oder aufgrund von Standardvertragsklauseln und ergänzenden Maßnahmen. Verbleibende Risiken behördlicher Zugriffe können nicht vollständig ausgeschlossen werden.

5.2.      Meta Ads, Facebook, Instagram und Meta Pixel

Wir schalten Stellenanzeigen auf Facebook und Instagram. Anbieter für Nutzerinnen und Nutzer in der Europäischen Union ist grundsätzlich Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland („Meta“). Bei Nutzung der Plattformen und Interaktion mit Anzeigen verarbeitet Meta Daten nach eigener Verantwortlichkeit und den eigenen Datenschutzbedingungen.

Nur wenn Sie zuvor über das Consent-Management ausdrücklich eingewilligt haben, verwenden wir den Meta Pixel. Er dient dazu, Handlungen nach Aufruf oder Klick einer Anzeige zu messen, den Kampagnenerfolg auszuwerten, Anzeigen zu optimieren und gegebenenfalls Zielgruppen für interessenbezogene Werbung zu bilden. Bis zur Einwilligung bleibt der Pixel blockiert.

Verarbeitet werden können insbesondere IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, aufgerufene Seiten, Referrer, Zeitpunkte, Cookie- oder Gerätekennungen und definierte Ereignisse. Meta kann Informationen gegebenenfalls einem Facebook- oder Instagram-Konto zuordnen. Inhalte aus Formularfeldern, Lebensläufe, Kontaktdaten, Gesundheitsdaten oder andere Bewerbungsinhalte werden nicht als Pixel- oder Conversion-Parameter an Meta übermittelt.

Das Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät oder der Zugriff auf dort gespeicherte Informationen erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie- beziehungsweise Datenschutzeinstellungen widerrufen.

Soweit wir gemeinsam mit Meta Parameter und Ereignisse für die Erhebung und Übermittlung bestimmen, kann für diesen Verarbeitungsschritt eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO bestehen. Meta verarbeitet übermittelte Daten anschließend nach eigener Verantwortlichkeit. Eine Verarbeitung außerhalb des EWR, insbesondere in den USA, kann nicht ausgeschlossen werden. Datenübermittlungen beruhen auf dem EU-US Data Privacy Framework für zertifizierte Empfänger. Verbleibende Risiken behördlicher Zugriffe können bestehen.

6.  Speicherdauer/Löschung Ihrer Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Die von den Bewerber*innen zur Verfügung gestellten Daten können im Fall einer erfolgreichen Bewerbung für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses von uns weiterverarbeitet werden.

Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus Ihre Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Regelmäßig werden Ihre Daten innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern keine längere Speicherung zur Rechtsverteidigung erforderlich ist oder Sie wirksam eingewilligt haben.

Die Daten der Bewerber*innen werden ebenfalls gelöscht, wenn eine Bewerbung zurückgezogen wird, wozu die Bewerber*innen jederzeit berechtigt sind. Die Löschung erfolgt, vorbehaltlich eines berechtigten Widerrufs der Bewerber*innen, spätestens nach dem Ablauf eines Zeitraums von sechs Monaten, damit wir etwaige Anschlussfragen zu der Bewerbung beantworten und unseren Nachweispflichten aus den Vorschriften zur Gleichbehandlung von Bewerber*innen nachkommen können. Rechnungen über etwaige Reisekostenerstattung werden entsprechend den steuerrechtlichen Vorgaben archiviert.

Technische Perspective-Daten werden nach den Anbieterangaben mit Ende der Sitzung beziehungsweise IP-Adressen in Logfiles spätestens nach sieben Tagen gelöscht. Speicherfristen bei Meta richten sich zusätzlich nach den Vorgaben und Einstellungen von Meta. Cookie- und Einwilligungsfristen ergeben sich aus dem eingesetzten Consent-Management (s. Cookie-Richtlinie). Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

7.  Freiwillige Aufnahme in Bewerberpool

Die Aufnahme in einen Bewerberpool, sofern angeboten, erfolgt auf Grundlage einer freiwilligen Einwilligung. Die Bewerber*innen werden darüber belehrt, dass ihre Zustimmung zur Aufnahme in den Talentpool freiwillig ist, keinen Einfluss auf das laufende Bewerbungsverfahren hat und sie ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen können.

Die Speicherung erfolgt zur Ermöglichung einer „Dauerbewerbung“ für spätere Bewerbungsverfahren (Begründung und etwaige spätere Durchführung sowie mögliche spätere Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses).

Die Löschung der Daten aus dem Bewerberpool erfolgt, nachdem Sie die Speicherung widerrufen haben, spätestens aber nachdem wir Ihnen ein Jahr keine Stelle anbieten konnten.

Die Aufnahme in den Bewerberpool stützen wir auf Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Im Fall von sensiblen Daten auf Ihre ausdrückliche Einwilligung gem. Art. 9 Abs. 1 lit. a DSGVO, die wir vor der Aufnahme einholen.

8.  Automatisierte Entscheidungen

Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Funnel-Antworten können die strukturierte Bearbeitung unterstützen; die Entscheidung über den Fortgang der Bewerbung trifft eine Person.

9.  Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Letztlich steht Ihnen gem. Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG das Recht, sich bei einer Datenschutzbehörde zu beschweren zu.

9.1.      Widerspruchsrecht

Sie haben gem. Art. 21 Abs.1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Artikel 6 Abs.1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling.

Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

9.2.      Widerruf der Einwilligung

Ihre Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf nur für die Zukunft wirkt.

9.3.      Auskunftsrecht

Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben. Wenn Sie es wünschen, teilen wir Ihnen mit, um welche Daten es sich handelt, für welche Zwecke die Daten verarbeitet werden, wem diese Daten offengelegt werden, wie lange die Daten gespeichert werden und welche weiteren Rechte Ihnen in Bezug auf diese Daten zustehen.

9.4.      Weitere Rechte

Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung falscher Daten oder auf Löschung Ihrer Daten. Wenn kein Grund für die weitere Speicherung besteht, werden wir Ihre Daten löschen, ansonsten die Verarbeitung einschränken. Sie können auch verlangen, dass wir alle personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format entweder Ihnen oder einer Person oder einem Unternehmen Ihrer Wahl zur Verfügung stellen.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).

9.5.      Wahrnehmung Ihrer Rechte

Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich an die Verantwortliche oder an den Datenschutzbeauftragten unter den in Abschnitt 2. dieser Datenschutzhinweise angegebenen Kontaktdaten wenden. Wir werden Ihre Anfragen umgehend sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und Ihnen mitteilen, welche Maßnahmen wir ergriffen haben.

10.     Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen können.

Für den Abschluss des Arbeitsvertrages ist es erforderlich, dass Sie uns Sozialdaten und Personalien sowie Abrechnungsdaten bereitstellen.

Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

11.     Sicherheit

Wir räumen der persönlichen Integrität Priorität ein und arbeiten daher aktiv daran, dass die personenbezogenen Daten der Bewerber*innen mit äußerster Sorgfalt verarbeitet werden. Wir ergreifen die Maßnahmen, die vernünftigerweise erwartet werden können, um sicherzustellen, dass die persönlichen Daten der Bewerber*innen und anderer Personen sicher und in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzrichtlinie und der DSGVO verarbeitet werden.

Dennoch kann die Übertragung von Informationen über das Internet und mobile Netzwerke nie ohne Risiko erfolgen, so dass alle Übertragungen auf eigenes Risiko der Person erfolgen, die die Daten überträgt. Es ist wichtig, dass auch die Bewerber*innen die Verantwortung dafür übernehmen, dass ihre Daten geschützt sind. Es liegt in ihrer Verantwortung, dass ggf. vorhandene Anmeldeinformationen geheim gehalten werden.

11.1.  Kontakt

Wenn Sie Fragen zu Verarbeitung von Bewerbungsdaten haben, senden Sie bitte eine E-Mail an praxis-stefan.wagner@t-online.de oder melden Sie sich gerne unter den in Abschnitt 2 genannten Kontaktdaten.

12.     Änderung dieser Informationen

Wir aktualisieren diese Hinweise, wenn sich Prozess, Dienste, Konfiguration oder Rechtslage wesentlich ändern. Sollte sich der Zweck oder die Art und Weise der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wesentlich ändern, so werden wir Sie rechtzeitig über die Änderungen informieren.